Oferta jest ważnym elementem w obrocie handlowym bardzo często wiążącym kontrahentów na zasadzie umowy. Wynika to z Kodeksu Cywilnego – art. 66 i dalsze. Nie zawsze oferta prowadzi do zawarcia odrębnej umowy. Często poprzestaje się tylko na ofercie i wtedy właśnie oferta „przeradza się” w umowę. W niektórych przypadkach na podstawie oferty wydaje się zlecenie. Nie można więc wykonywać i przedstawiać ofertę, ale także przyjmować jej, bez pewnej, chociaż podstawowej wiedzy na ten temat, a zwłaszcza wiedzy na temat skutków prawnych, jakie oferta może wywołać.
Aleksander Łukomski
Generalnie można powiedzieć, że składana oferta powinna być przemyślana, dość dokładnie skalkulowana, powinna mieć pewne stałe cechy, jak np. przedmiot oferty, termin realizacji, cenę, warunki płatności, termin ważności oferty, czy zastrzeżenia lub informację o nich, lub o ich braku. Często oferta jest bardziej rozbudowana. Wszystkie elementy oferty mogą mieć znaczenie prawne w przyszłości, w wyniku sporu pomiędzy kontrahentami. W większości przypadków w działalności inżynierskiej udaje się uniknąć sytuacji ekstremalnych, ale zawsze trzeba pamiętać, że może się zdażyć taki przypadek, który może okazać się brzemienny w skutki, a nawet zagrozić bytowi firmy, w sytuacji gdy oferta, będąc umową nie zabezpiecza nas odpowiednio.
W wielu fabrykach i biurach inżynierskich są odpowiednie komórki zajmujące się ofertami, działy handlowe, pracownie ofert i analiz rynku, czy marketingu. Niekiedy ofertami zajmuje się wielu doświadczonych projektantów, ekonomistów i prawników. Często wykorzystuje się też dział technologiczny do wykonywania wycen (kalkulacja pracochłonności wykonania urządzenia) przy specjalnych nowych i nieznanych urządzeniach technologicznych. Jednak w wielu mniejszych firmach brak jest podstawowej wiedzy na temat ofert, który skutkuje często poważnymi sankcjami, gdy w zbyt lakonicznej ofercie pominięto bardzo poważne zapisy. W niniejszym artykule podano podstawowe pojęcia związane z ofertami dla zorientowania się w tym, dość trudnym, zagadnieniu. Jednak praktyczne stosowanie przepisów Kodeksu Cywilnego, w tym też dotyczących ofert, powinno być prowadzone z udziałem radcy prawnego.
Oferta – podstawy prawne
Oferta to jeden ze sposobów zawarcia umowy, polegający na złożeniu przez oferenta oświadczenia woli drugiej stronie, zwanej tradycyjnie oblatem.
W ofercie powinny być zawarte co najmniej:
- Przedmiot oferty, podany zwięźle w pierwszym zdaniu (później, w następnych zdaniach, może być bardziej rozwinięty, zwłaszcza jeżeli chodzi o np. skomplikowane urządzenie). Konieczanie należy napisać – dla kogo jest ten przedmiot oferty. Trzeba też powołać się na zapytanie ofertowe, jeżeli było, podając numer zapytania i jego datę.
- Zakres oferty; a tu – co obejmuje oferta, a więc np. zaprojektowanie urządzenia (maszyny), jej wykonanie, transport i zainstalowanie u klienta. Warto podać gdzie konkretnie.
- Warunki realizacji; a tutaj – co musi spełnić klient (oblat), a więc np. jakie musi dostarczyć dane do projektowania, materiały do prób, jak musi przygotować miejsce do instalacji maszyny. Niekiedy musi być to miejsce specjalnie przygotowane, gdy np. jest potrzebny specjalny fundament lub jest za mała brama do wprowadzenia maszyny do hali lub niewystarczająca nośność posadzki lub posiadanej suwnicy lub brak odpowiednich mediów itd.
- Cena urządzenia wraz z podatkiem VAT.
- Termin realizacji; tu też często dodaje się, że: pod warunkiem spełnienia przez zamawiającego warunków realizacji.
- Warunki płatności.
- Ważność oferty. Standardowo jest to 30 dni, jednak może być to inny okres czasu.
Często podaje się inne jeszcze uwagi i zapisy, o których powiemy w dalszej części artykułu.
Oświadczenie woli
Zgodnie z art. 66 § 1 k.c. (Kodeks Cywilny) oświadczenie woli musi zawierać istotne postanowienia przyszłej oferowanej umowy (essentialia negotii). Oprócz tego oświadczenie woli musi zawierać stanowczą propozycję zawarcia umowy.
Ofertą nie będzie więc oświadczenie, które zawiera w swej treści jedynie elementy informacyjne. Takie oświadczenie – wszelkie ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób – zgodnie z art. 71 k.c. będzie jedynie zaproszeniem do zawarcia umowy. Do 2003 roku nazywało się ono zaproszeniem do rokowań. Oprócz istotnych postanowień umowy oferta może zawierać także inne elementy ewentualnej przyszłej umowy.
Oblat
Wbrew literalnemu brzmieniu art. 66 § 1 kc – „drugiej stronie” – przyjmuje się powszechnie, że oferta może być złożona nie tylko indywidualnie oznaczonemu podmiotowi, ale również bliżej nieoznaczonej grupie podmiotów (publicznie).
Zapytanie ofertowe
W zasadzie, w normalnych układach biznesowych, nie ma możliwości złożenia oferty bez wcześniejszego zapytania lub zaproszenia do złożenia oferty. Bez takiego zapytania można co najwyżej złożyć list intencyjny (loi) lub ogólną ofertę na wykonanie kiedyś w przyszłości jakiś zadań dla tej konkretnej firmy. Zapytania niekiedy są lakoniczne, ale często, zwłaszcza jeżeli wystawia takie zapytanie duża fabryka lub koncern, dosyć szczegółowe. Często też przywołuje się w zapytaniu Warunki Zakupu obowiązujące w danej fabryce lub koncernie. Niektóre zapisy tych warunków można podważyć w ofercie i wtedy negocjować. W Prawie o zamówieniach publicznych jest wręcz wymóg wydania oferentom tzw. SIWZ (Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia).
cały artykuł dostępny jest w wydaniu 12 (99) grudzień 2015
