My Polacy, często traktujemy sprawy decyzji i poleceń nonszalancko. W wielu dużych zakładach i zagranicznych przedsiębiorstwach przemysłowych wypracowane są procedury odbywania zebrań wewnętrznych, operacyjnych w firmie i ich pracownicy traktują ustalenia podjęte na takich naradach niezwykle poważnie. U nas natomiast bywało, że rada techniczna coś postanowiła, a później okazywało się, że jeden z kierowników to podważył i kazał robić inaczej. Jest to jeden z wielu poważnych problemów w polskich firmach i być może też jeden z powodów wielu nieskoordynowanych oraz zaprzepaszczonych projektów.
Wydaje się, że każdy inżynier, technik, a także mistrz kończąc szkołę powinien znać zasady prowadzenia narad, pisania notatek, protokołów i ich archiwizowania. Przecież bardzo często to właśnie inżynierowie i technicy zajmują się zarządzaniem na mniejszą lub większa skalę, którego jednym z istotnych elementów są właśnie narady, na których zapadają ważne decyzje, czy zalecenia. Problemy z tym związane najczęściej występują w mniejszych zakładach produkcyjnych lub firmach inżynierskich, gdzie brakuje wzorów organizacji i odbywania takich spotkań. W niniejszym opracowaniu chciałbym przedstawić ważniejsze informacje na temat narad zebrane z praktyki w średniej firmie produkcyjnej, metalowej, uwzględniając specyfikę zakładu produkującego jednostkowe maszyny i urządzenia technologiczne.
Problem zebrań i narad jest oczywiście szerszy i dotyka też organizacji i zarządzania, oraz związanego z tym schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa. Ale to ze schematu organizacyjnego wynika, kto powinien w jakiej naradzie uczestniczyć i jakie ma kompetencje.
Rodzaje zebrań
Ze względu na różnorodność omawianych na zebraniu spraw występują różne typy zebrań. Z tych wielu wymienianych w literaturze warto omówić tylko w zasadzie trzy typy zebrań dotyczące działań inżynierskich:
- odprawa – to krótkie zebranie o charakterze roboczym, w celu przekazania przez szefa instrukcji do szybkiej realizacji dotyczących pracy w najbliższym czasie (np. codzienna, cotygodniowa lub zwoływana ad hoc odprawa u dyrektora technicznego, operacyjnego, kierownika wydziału technicznego).
- narada – zebranie pracowników komórki organizacyjnej w celu przedyskutowania aktualnych problemów i ustalenia środków realizacji. Często są to narady okresowe np. raz w tygodniu o ściśle określonej porze.
- rada techniczna – to zebranie wybranych pracowników na temat np. wyboru spośród kilku koncepcji rozwiązania skomplikowanej maszyny lub zatwierdzenia przyjętego rozwiązania projektowego czy konstrukcyjnego. Na radę techniczną zaprasza się często przedstawicieli inwestora (klienta), którzy mają równorzędne prawo głosu. Ustalenia rady są spisane w formie protokołu i są ostateczne. Ustalenia rady mogą być zmienione tylko poprzez następną radę, w zasadzie w tym samym gronie. Jeżeli rada dotyczy zatwierdzenia rozwiązania konstrukcyjnego czy technologicznego, to powinna być wtedy przedstawiona i omówiona dokumentacja w stadium co najmniej projektu wstępnego.
Przygotowanie zebrania
Przed zwołaniem zebrania należy zastanowić się nad jego celem i oczekiwaniami z nim związanymi, nad typem zebrania, które chcemy przeprowadzić, nad listą uczestników, miejscem i czasem spotkania. Ważne jest ustalenie, jakie obowiązki i jaki zakres odpowiedzialności będą miały poszczególne osoby podczas zebrania, kto będzie przewodniczącym, jakie metody i techniki zostaną zastosowane podczas dyskusji, planowania, rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. Należy więc odpowiednio wcześniej powiadomić prowadzącego, referujących lub inne osoby, które chciałyby zabrać głos, aby przygotowały własne wystąpienia. Jeśli jakieś prezentacje czy inne sprawy wymagają od uczestników przygotowania materiałów, trzeba sporządzić ich listę, dołączyć ją do porządku obrad i rozesłać do zaproszonych razem z zaproszeniem.
Porządek zebrania
Porządek zebrania gwarantuje sprawny jego przebieg. Jest to schemat, zgodniez którym przewodniczący prowadzi zebranie. Ułatwia on przygotowanie się uczestnikom, przygotowanie materiałów i protokołowanie zebrania. Powinien być tak ułożony, aby nie spowodować zbytniego przemęczenia uczestników i zagwarantować realizację wcześniej założonych celów. Sprawy różne lub wolne wnioski umieszcza się na końcu obrad, gdyż jest to punkt zebrania, nad którym nie zawsze udaje się zapanować czasowo. Można opracować porządek spotkania z podaniem czasu trwania poszczególnych punktów lub tylko godzinę rozpoczęcia i planowany czas zakończenia. Należy dążyć do jak najkrótszych zebrań. Idealnie byłoby gdyby zebranie trwało maksymalnie dwie godziny.
Typowy porządek zebrania obejmuje:
- otwarcie obrad i ewentualny wybór przewodniczącego, jeżeli nie jest on z góry przewidziany. Jeżeli są to zebrania cykliczne, to najczęściej jest wyznaczony wcześniej np. dyrektor techniczny lub kierownik wydziału;
- przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania;
- sprawozdanie z wykonania podjętych wcześniej uchwał, postanowień i wniosków;
- wypowiedzi wprowadzające do dyskusji;
- dyskusja;
- podsumowanie dyskusji i ewentualne podjęcie uchwał lub postanowień;
- wolne wnioski;
- zamknięcie obrad.
Nie wszystkie elementy typowego porządku zebrania występują na każdym z nich; w przedsiębiorstwie nie zawsze wybiera się przewodniczącego, gdyż zebraniom przewodniczy zwykle szef firmy lub dyrektor techniczny (zastępca). Z kolei na odprawach nie przeprowadza się dyskusji. Niezwykle ważnymi punktami porządku obrad są:
- przyjęcie protokołu z poprzedniego zebrania; każdy uczestnik zebrania ma prawo znać protokół z niego, dlatego też na każdym następnym zebraniu uczestnicy powinni być zapoznani z protokołem z poprzedniego zebrania;
- sprawozdanie z wykonania uchwał, postanowień, wniosków; celem każdego zebrania jest wypracowanie jednoznacznego stanowiska w każdej omawianej sprawie oraz stanowcze przestrzeganie harmonogramów realizacji poszczególnych omawianych projektów.
Nieprzestrzeganie terminów realizacji projektów musi być związane z konsekwencjami za ich niedotrzymanie. Np. pierwsze „przeterminowanie” może spowodować przesunięcie terminu w harmonogramie o np. kilka dni po ustaleniu powodu przesunięcia i jego zaakceptowaniu przez prowadzącego naradę, po wysłuchaniu innych głosów w tej sprawie oraz ustaleniu ewentualnie przyczyn obiektywnych, chociaż większość zdarzeń jest przewidywalna. Są tu dostępne różne narzędzia w postaci analiz np. MFEA, czy MSPROJECT, które dają szansę przewidywania słabych stron projektu i „wąskich gardeł”. Drugie „przeterminowanie” na tym samym poziomie musi już być związane z poważnymi sankcjami np. utratą premii, zmianą osoby prowadzącej projekt, do ewentualnego przesunięcia prowadzącego projekt na mniej odpowiedzialne stanowisko lub nawet w skrajnych przypadkach do zwolnienia z pracy. Może też być konieczne wzmocnienie grupy osób mającej problemy w realizacji zadania. Harmonogram musi być sprawą traktowaną niezwykle poważnie. Podobnie jak sprawy związane z przekroczeniem budżetu.
Przebieg zebrania
Oto niektóre z zaleceń dotyczące prowadzenia zebrań:
- Spotkania powinny zaczynać się punktualnie, nie należy czekać na spóźniających się. Czas obecnych na spotkaniu powinien być bezwzględnie szanowany. Spóźnieni powinni się sami dowiedzieć, we własnym zakresie, po zebraniu, o czym była mowa, gdy ich nie było. O to, by spotkanie rozpoczęło się o czasie, dba gospodarz, czyli organizator, który poza tym pilnuje realizowania planu spotkania, decydując o przechodzeniu do kolejnych spraw i o zakończeniu zebrania.
- Jeśli w trakcie spotkania zostały ustalone zadania do wykonania, prowadzący zebranie powinien nie tylko kazać je zanotować, ale też upewnić się, że wyznaczono termin ich realizacji oraz osoby odpowiedzialne za ich wykonanie.
- Prowadzący zebranie powinien dbać o to, aby dyskutować na te tematy, które były zaplanowane. Jeśli pojawiają się wątki i sprawy inne, to nie powinny one stawać się elementem dyskusji. Rolą przewodniczącego jest je zanotować i zaplanować, kiedy ewentualnie zostaną omówione.
- Rolą przewodniczącego jest także podsumowanie dyskusji i dojście do konkluzji. Nawet najciekawsza dyskusja będzie jałowa, jeśli nie skończy się konkretnym wnioskiem.
- Ważne jest, aby wprowadzić zasadę niekorzystania podczas zebrań z telefonów i komputerów. W niektórych firmach kierownictwo sięga do rozwiązań bardziej stanowczych, np. każdy uczestnik wchodzący na spotkanie musi pozostawić telefon przed wejściem do sali.
- Po zakończonym spotkaniu protokolant (sekretarz) powinien niezwłocznie rozesłać do wszystkich uczestników notatkę ze spotkania.
Protokoły z zebrań muszą być przechowywane, ale oryginały nie powinny być łatwo dostępne dla osób postronnych. Protokół powinien być podpisany przez wszystkich uczestników narady. W niektórych przedsiębiorstwach stosuje się załączanie listy obecności jako zatwierdzenie protokołu. Jeżeli zmiany dotyczyły też przesunięcia terminów, to powinny być załączone wszystkie nowe harmonogramy.
Narady i zebrania oraz protokoły, które są prawidłowo napisane, są ważnym elementem, także prawnym, działalności przedsiębiorstwa. W zasadzie ustaleń dokonanych na naradzie nie może zmienić pojedyncza osoba, gdyż gremium ma zawsze większą rangę niż jeden pracownik, nawet kierownik. Podobnie jest z naradą na wyższym poziomie zarządzania. Przyjęte tam ustalenie nie mogą być zmienione przez naradę niższego stopnia. Np. jeżeli zarząd, często powiększony o inżynierów (technologów i konstruktorów, czy kierowników wydziałów), podejmie decyzję o realizacji jakiegoś zadania i przeznaczy na to jakiś budżet, to nikt w firmie nie może tego ani podważyć, ani zmienić, i wszyscy pracownicy powinni pracować na to, żeby wykonać zadanie w terminie, jakościowo najlepiej, jak to możliwe, a przy tym nie przekroczyć budżetu. Podobnie jest z naradami na niższych szczeblach. Musi być zachowana hierarchia kompetencji. Należy uważać, aby nie angażować niepotrzebnie grona osób do spraw błahych.
Aleksander Łukomski
artykuł pochodzi z wydania 6 (129) czerwiec 2018
