Oferta w działalności inżynierskiej

Oferta jest ważnym elementem w obrocie handlowym, bardzo często wiążącym kontrahentów na zasadzie umowy. Wynika to z Kodeksu Cywilnego – art. 66 i dalsze. Nie zawsze oferta prowadzi do zawarcia odrębnej umowy. Często poprzestaje się tylko na ofercie i wtedy właśnie oferta „przeradza się” w umowę. W niektórych przypadkach na podstawie oferty wydaje się zlecenie. Nie można więc wykonywać i przedstawiać ofertę, ale także przyjmować jej, bez pewnej, chociaż podstawowej wiedzy na ten temat, a zwłaszcza wiedzy na temat skutków prawnych, jakie oferta może wywołać.

Generalnie można powiedzieć, że składana oferta powinna być przemyślana, dość dokładnie skalkulowana, powinna mieć pewne stałe cechy, jak np. przedmiot oferty, termin realizacji, cenę, warunki płatności, termin ważności oferty, czy zastrzeżenia lub informację o nich, lub o ich braku. Często oferta jest bardziej rozbudowana. Wszystkie elementy oferty mogą mieć znaczenie prawne w przyszłości, w wyniku sporu pomiędzy kontrahentami. W większości przypadków w działalności inżynierskiej udaje się uniknąć sytuacji ekstremalnych, ale zawsze trzeba pamiętać, że może się zdażyć taki przypadek, który może okazać się brzemienny w skutki, a nawet zagrozić bytowi firmy, w sytuacji gdy oferta, będąc umową nie zabezpiecza nas odpowiednio. W wielu fabrykach i biurach inżynierskich są odpowiednie komórki zajmujące się ofertami, działy handlowe, pracownie ofert i analiz rynku, czy marketingu. Niekiedy ofertami zajmuje się wielu doświadczonych projektantów, ekonomistów i prawników. Często wykorzystuje się też dział technologiczny do wykonywania wycen (kalkulacja pracochłonności wykonania urządzenia) przy specjalnych nowych i nieznanych urządzeniach technologicznych. Jednak w wielu mniejszych firmach brak jest podstawowej wiedzy na temat ofert, który skutkuje często poważnymi sankcjami, gdy w zbyt lakonicznej ofercie pominięto bardzo poważne zapisy. W niniejszym artykule podano podstawowe pojęcia związane z ofertami dla zorientowania się w tym, dość trudnym, zagadnieniu. Jednak praktyczne stosowanie przepisów Kodeksu Cywilnego, w tym też dotyczących ofert, powinno być prowadzone z udziałem radcy prawnego.

Oferta – podstawy prawne

Oferta to jeden ze sposobów zawarcia umowy, polegający na złożeniu przez oferenta oświadczenia woli drugiej stronie, zwanej tradycyjnie oblatem. W ofercie powinny być zawarte co najmniej:

Przedmiot oferty, podany zwięźle w pierwszym zdaniu (później, w następnych zdaniach, może być bardziej rozwinięty, zwłaszcza jeżeli chodzi o np. skomplikowane urządzenie). Koniecznie należy napisać – dla kogo jest ten przedmiot oferty. Trzeba też powołać się na zapytanie ofertowe, jeżeli było, podając numer zapytania i jego datę.
Zakres oferty; a tu – co obejmuje oferta, a więc np. zaprojektowanie urządzenia (maszyny), jej wykonanie, transport i zainstalowanie u klienta. Warto podać gdzie konkretnie.
Warunki realizacji; a tutaj – co musi spełnić klient (oblat), a więc np. jakie musi dostarczyć dane do projektowania, materiały do prób, jak musi przygotować miejsce do instalacji maszyny. Niekiedy musi być to miejsce specjalnie przygotowane, gdy np. jest potrzebny specjalny fundament lub jest za mała brama do wprowadzenia maszyny do hali lub niewystarczająca nośność posadzki lub posiadanej suwnicy lub brak odpowiednich mediów itd.
Cena urządzenia wraz z podatkiem VAT.
Termin realizacji; tu też często dodaje się, że: pod warunkiem spełnienia przez zamawiającego warunków realizacji.
Warunki płatności.
Ważność oferty. Standardowo jest to 30 dni, jednak może być to inny okres czasu.

Często podaje się inne jeszcze uwagi i zapisy, o których powiemy w dalszej części artykułu.

Oświadczenie woli

Zgodnie z art. 66 § 1 k.c. (Kodeks Cywilny) oświadczenie woli musi zawierać istotne postanowienia przyszłej oferowanej umowy (essentialia negotii). Oprócz tego oświadczenie woli musi zawierać stanowczą propozycję zawarcia umowy.

Ofertą nie będzie więc oświadczenie, które zawiera w swej treści jedynie elementy informacyjne. Takie oświadczenie – wszelkie ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób – zgodnie z art. 71 k.c. będzie jedynie zaproszeniem do zawarcia umowy. Do 2003 roku nazywało się ono zaproszeniem do rokowań. Oprócz istotnych postanowień umowy oferta może zawierać także inne elementy ewentualnej przyszłej umowy.

Oblat

Wbrew literalnemu brzmieniu art. 66 § 1 kc – „drugiej stronie” – przyjmuje się powszechnie, że oferta może być złożona nie tylko indywidualnie oznaczonemu podmiotowi, ale również bliżej nieoznaczonej grupie podmiotów (publicznie).

Zapytanie ofertowe

W zasadzie, w normalnych układach biznesowych, nie ma możliwości złożenia oferty bez wcześniejszego zapytania lub zaproszenia do złożenia oferty. Bez takiego zapytania można co najwyżej złożyć list intencyjny (loi) lub ogólną ofertę na wykonanie kiedyś w przyszłości jakiś zadań dla tej konkretnej firmy. Zapytania niekiedy są lakoniczne, ale często, zwłaszcza jeżeli wystawia takie zapytanie duża fabryka lub koncern, dosyć szczegółowe. Często też przywołuje się w zapytaniu Warunki Zakupu obowiązujące w danej fabryce lub koncernie. Niektóre zapisy tych warunków można podważyć w ofercie i wtedy negocjować. W Prawie o zamówieniach publicznych jest wręcz wymóg wydania oferentom tzw. SIWZ (Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia).

Związanie oferenta ofertą – termin związania

Oferent może określić w ofercie termin oczekiwania na odpowiedź oblata. Termin ten może oznaczyć zupełnie dowolnie. Nie można więc skutecznie podnosić zarzutu, że termin ten był zbyt krótki. Sprawa komplikuje się, gdy oferta nie określa tego terminu. W takich sytuacjach zastosować należy przepis z art. 66 § 2 k.c., który przewiduje następujące rozwiązania:

jeżeli oferta została złożona w obecności drugiej strony lub za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość – przestaje wiązać, jeśli nie zostanie zaakceptowana niezwłocznie. Niezwłocznie nie znaczy bynajmniej natychmiast, oblatowi pozostawia się nieco czasu na zastanowienie, jest to jednak okres niezwykle krótki (np. w przypadku oferty składanej telefonicznie – do czasu zakończenia połączenia),
jeżeli zaś oferta została złożona w inny sposób, chodzi tu o sytuacje złożenia oferty pomiędzy nieobecnymi – przestaje wiązać wraz z upływem „czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia”. Przykładowo, w przypadku poczty należałoby przyjąć okres kilkudniowy, tyle ile mniej więcej potrwa doręczenie oferty oblatowi, a następnie doręczenie ewentualnej akceptacji oblata oferentowi.

W przypadku ofert w postaci elektronicznej oferta wiąże oferenta, jeżeli oblat niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie. Ofertami w postaci elektronicznej nie są jednak oferty przesyłane za pomocą poczty elektronicznej – art. 66¹ § 4 k.c. Niektóre koncerny prowadzą przetarg lub konkurs ofert poprzez internet.

W przypadku śmierci związanie ofertą przechodzi w zasadzie na spadkobierców. Nie reguluje tego co prawda Kodeks Cywilny, niemniej rozwiązanie takie jest powszechnie akceptowane. Wyjątki od powyższej reguły mogą wynikać z treści oferty, z ustawy, czy z okoliczności towarzyszących danej ofercie, np. oferowana umowa musi zostać wykonana przez ściśle określoną osobę, np. ze względu na jej uzdolnienia artystyczne.

Milczenie oblata

W myśl panujących wśród prawników poglądów milczenie oblata może oznaczać zgodę na zawarcie umowy wówczas, gdy przepis prawny wyraźnie tak stanowi, lub ustali się obowiązywanie takiej reguły znaczeniowej w stosunkach pomiędzy nim a oferentem.

Wyraźną podstawę prawną zawiera art. 68² k.c., według którego dorozumiane przyjęcie oferty możliwe jest jeżeli:

oblat jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą,
oferta zawarcia umowy dotyczy umowy mieszczącej się w „ramach działalności” oblata,
oferent pozostaje w stałych stosunkach z oblatem (jednak ta przesłanka budzi wątpliwości);

Podstawę taką daje również art. 69 k.c., w myśl którego umowa dochodzi do skutku poprzez samo przystąpienie do wykonania, jeżeli dojście oświadczenia o przyjęciu oferty do oferenta nie jest konieczne według:

ustalonego zwyczaju,
treści oferty; w szczególności, jeżeli oferent żąda niezwłocznego wykonania umowy.

Jako zasada powinna obowiązywać odpowiedź oblata na ofertę. Nawet jeżeli oferta została odrzucona powinno się oferentowi odpowiedzieć: „nie została przyjęta” i określić dlaczego. Może być też tak, że przetarg został unieważniony lub przesunięty. Wtedy odpowiedź też powinna być dostarczona do oferenta. W praktyce jest z tym przeważnie źle. Na ogół oblat nie odpowiada na nieprzyjęte oferty, a może to rodzić pewne skutki prawne, jak to podano powyżej.

Opóźnienie odpowiedzi

Może się zdarzyć, że oblat zaakceptuje ofertę w czasie właściwym (jak wyżej, co do okresu związania ofertą), jednakże akceptacja ta dotrze do oferenta z opóźnieniem np. z powodu nieterminowego doręczenia listu przez pocztę. Tego typu sytuacji dotyczy art. 67 k.c. – umowa zostaje skutecznie zawarta, chyba że oferent niezwłocznie po otrzymaniu opóźnionej odpowiedzi zawiadomi oblata, że wskutek opóźnienia odpowiedzi poczytuję umowę za niezawartą.

Odwołanie oferty

W stosunkach między przedsiębiorcami oferta może być odwołana. Jest to możliwe jedynie przed zawarciem umowy, tak więc oświadczenie o odwołaniu musi zostać złożone oblatowi przed wysłaniem przez niego oświadczenia o przyjęciu oferty. Oferty nie można odwołać, jeżeli wynika to z jej treści – oferta nieodwołalna – lub określono w niej termin przyjęcia. Dopuszczalne jest również odwołanie oferty nie skierowanej do indywidualnego podmiotu, ale do bliżej nieokreślonej zbiorowości. W takiej sytuacji oferta może zostać cofnięta, co jednak nie ma wpływu na umowy zawarte wskutek oświadczeń oblatów, złożonych przed odwołaniem oferty.

Przyjęcie, odrzucenie, zmiany w ofercie

Oblat może:

przyjąć ofertę w całości bez zmian, co jest zawarciem umowy,
odrzucić ofertę.

Oblat nie ma w zasadzie możliwości dokonać zmian i uzupełnień w treści oferty. Nie może więc jednocześnie dokonać przyjęcia oferty i zmian w niej. Zmiany możliwe są dopiero po odrzuceniu poprzez złożenie swojej oferty. W takiej sytuacji nastąpi odwrócenie ról – dotychczasowy oferent stanie się oblatem, dotychczasowy oblat – oferentem. Powyższe wynika jasno z art. 68 k.c.

Powyższa zasada obowiązywała bez wyjątków do 2003 roku, kiedy to dokonano w niej dość poważnego wyłomu, uzasadnianego koniecznością uproszczenia i ułatwienia obrotu profesjonalnego. W obrocie profesjonalnym oblat może przyjąć ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień (przyjęcie modyfikujące), jeżeli:

zmiany lub uzupełnienia nie zmieniają istotnie treści oferty,
w ofercie nie zastrzeżono, że może być przyjęta jedynie bez zastrzeżeń.

Zabezpieczeniem interesów oferenta jest możliwość sprzeciwienia się zawarciu umowy w kształcie wynikającym z akceptacji z zastrzeżeniami. Sprzeciw taki powinien zostać wyrażony niezwłocznie.

Przyjęcie lub odrzucenie oferty są oświadczeniem woli oblata. Należy wskazać, że w obrocie to oświadczenie woli często składane będzie poprzez przystąpienie.

Rodzaje ofert

Z Kodeksu Cywilnego nie wynika podział na różne oferty. Jednakże w postępowaniu prawnym, głównie dotyczącym zamówień publicznych (Prawo zamówień publicznych – Pzp) występują różne rodzaje ofert i poprzez analogię mogą być zastosowane do wszystkich ofert. W wymienionym prawie zamówień publicznych rozróżnia się różne oferty, a poprzez ich rozróżnienie mają one inną rangę prawną i „odpowiedzialność”.

Rodzaje ofert w zamówieniach publicznych

Oprócz wymienionych w tabeli 1 rodzajów ofert w zamówieniach publicznych w praktyce obrotu zamówieniowego występują również inne dokumenty – oświadczenia wiedzy i/lub woli zbliżone do oferty, jednakże nie mające prawnych cech oferty w rozumieniu Pzp i często nieprzewidziane w ogóle w Pzp. W tabeli 2 przedstawiono takie dokumenty.

Mogą wystąpić różne przypadki w trakcie przetargu już po złożeniu oferty, gdy okaże się że nasza oferta ma wady, albo o czymś zapomnieliśmy. Nieodpowiednie działania mogą pozbawić oferenta wpływu na zawarcie umowy.

Poza wymienionymi w tabelach 1 i 2 rodzajami ofert używa się niekiedy nazw wg innego jeszcze podziału np.:

Oferta techniczna, w której podczas jej wykonywania większy nacisk położono na rozwiązania techniczne. Niekiedy poprzedzona jest ona koncepcją techniczną lub nawet projektem wstępnym maszyny, czy urządzenia technologicznego. Oferta taka jest najczęściej bardziej wiarygodna i rzetelna. Trzeba jednak być ostrożnym w przekazywaniu inwestorowi zbyt wielu informacji technicznych na tym etapie, które w zasadzie stanowią know-how lub inną nieopatentowaną wiedzę i mogą być wykorzystane przez konkurencję.
Oferta finansowa (ekonomiczna) to oferta, w której duży nacisk położono na stronę finansową np. sposób płatności lub inne rozliczenia finansowe, ale niekiedy też załącza się analizę ekonomiczną, w której wykazuje się ekonomiczny aspekt inwestycji w oferowaną maszynę czy linię; np. po jakim czasie maszyna się zwróci, jakie jest procentowe wykorzystanie maszyny, jakie koszty eksploatacyjne trzeba ponieść itp. Ma ona wtedy pewne cechy biznes-planu i może być przedstawiona w banku, dla uzyskania kredytu lub służy jako materiał dla zarządu inwestora do podjęcia decyzji w sprawie zakupu.
Oferta handlowa. Tym terminem określa się najczęściej normalną ofertę. Nazwa ta występuje częściej w handlu dobrami konsumpcyjnymi jak np. samochody czy sprzęt elektroniczny, gdzie podkreśla się w ofercie upusty, rabaty, lepszą cenę od konkurencji itp.

Każda z powyższych ofert może również występować w rodzaju wymienionym w tabelach 1 lub 2.

Osoby prawnie odpowiedzialne

To zagadnienie jest dość skomplikowane. Najprościej jest, gdy ofertę podpisze osoba upoważniona do składania oświadczenia woli w imieniu spółki lub właściciel w firmie, która nie jest spółką. Nie istnieje wtedy problem z rozstrzygnięciem, kto ponosi odpowiedzialność za ofertę (umowę). Jeżeli jest to prezes, który zgodnie z umową spółki może jednoosobowo zawierać umowy (składać oświadczenia woli) lub zarząd zgodnie z umową spółki np. dwóch członków zarządu. Może to być też prokurent, który ma prokurę samoistną, wtedy może samodzielnie podpisać lub może podpisywać umowy wspólnie z innym prokurentem lub członkiem zarządu, jeżeli tak stanowi umowa spółki. Oświadczenia woli może też podpisywać pełnomocnik, któremu zarząd udzieli pełnomocnictwa jednorazowego lub terminowego, lub bezterminowego, także w sposób wynikający z umowy spółki, czyli prezes samodzielnie, jeżeli stanowi tak umowa spółki, prezes z członkiem zarządu lub prokurentem, lub prokurent z członkiem zarządu, lub samodzielnie, jeżeli stanowi tak umowa spółki. W zasadzie innych możliwości nie ma. Co prawda zdarzają się orzecznictwa sądowe, w których pracownik spółki zajmujący się reprezentacją spółki z tytułu stanowiska (niekiedy może to dotyczyć asystenta zarządu lub osoby zajmującej się handlem lub marketingiem) również traktowany jest jako osoba prawnie odpowiedzialna. Jednak nie jest to zasadą. Należy więc przyjąć, że jeżeli podpisze ofertę osoba nieuprawniona prawnie, to w skrajnym przypadku może się zdarzyć, że to ją osobiście (prywatnie) będzie obciążała odpowiedzialność za podpisaną ofertę i może zdarzyć się, że ta osoba będzie musiała ofertę zrealizować w rzeczywistości, jako osoba prywatna, lub ponieść konsekwencję jej niewykonania. Oferta spółki (umowa) niepodpisana przez osoby prawnie odpowiedzialne, jest wtedy nieważna.

Inne zagadnienia związane z ofertąJest cały szereg takich zagadnień, które ze względu na ich obszerność są tu wykazane hasłowo. Należą tu takie pojęcia jak:

Przetarg. Są różne rodzaje przetargów (ograniczony, nieograniczony, otwarty, zamknięty itd.) i związanych z nimi postępowań z ofertami i ewentualnymi późniejszymi umowami,
Warunki zakupu i ewentualnie warunki sprzedaży. Wiele dużych firm i koncernów ma własne warunki zakupu. Są one dość obszerne i wskazana byłaby ich znajomość. Przyjmując zlecenie z takiego koncernu, albo składając ofertę, gdzie takie warunki istnieją, godzimy się na te warunki. W Niemczech jest obowiązek posiadania i stosowania takich warunków. W Polsce takiego wymogu nie ma. Jednak jeżeli złożymy ofertę lub podpiszemy potwierdzenie przyjęcia zamówienia dla koncernu, to godzimy się bez zastrzeżeń na te warunki, niekiedy trudne do spełnienia, a mające często poważne reperkusje. Można negocjować rezygnację z niektórych zapisów tych warunków. Jednak najpierw trzeba je znać.
Warunki Techniczne Wykonania i Odbioru – bardzo często stosowane w różnych sektorach przemysłowych. W Polsce były słynne MT 5757 obowiązujące (obligatoryjne) dostawców, w całym polskim przemyśle motoryzacyjnym. Były bardzo obszerne (cztery tomy) i bardzo trudne do spełnienia. Stąd często w ofertach były załączniki o niespełnieniu niektórych zapisów z tych warunków. Takie warunki są także np. w VW, GM i w innych firmach. Podpisując potwierdzenie zlecenia godzimy się na ich stosowanie. Zdarza się, że firmy inżynierskie wydają swoje Warunki Techniczne Wykonania i Odbioru. Są one celowe i ważne, głównie w przypadku współpracy z kooperantami i poddostawcami, którzy muszą godzić się na nie, dostarczając dla firmy inżynierskiej produkty, czy wykonywane projekty, a nawet zespoły późniejszych montowanych urządzeń. Powinny być tam zawarte pewne podstawowe standardy wykonania, które powinny być stosowane przez projektantów, w wykonawstwie i dostawie od- i do firmy. Wtedy w ofercie powinien być zapis o tych warunkach w ofertach i umowach z poddostawcami. Daje to prawo do egzekwowania odpowiedniej jakości, ale jest też wskazówką dla pracowników, jak mają wyglądać urządzenia i w jaki sposób mają być prowadzone odbiory i co mają obejmować, jak ma wyglądać protokół odbioru itd.
Plan technologiczny. W ofercie na urządzenie lub maszynę, zwłaszcza specjalną, jednostkową, powinien być załączony plan technologiczny, w którym określa się parametry pracy maszyny, czasy wykonania, jakość wykonanego na maszynie produktu, wydajności maszyny – możliwy do zrealizowania program produkcji i inne dane. Bardzo ważne jest też podanie w planie technologicznym warunków, jakie muszą spełnić użyte do produkcji na tej maszynie materiały dostarczane przez oblata, a więc co najmniej rodzaj materiału i jego tolerancje. Plan ten powinien być zatwierdzony przez oblata, a wymóg ten powinien być zapisany w części opisowej oferty.
Arkusz kalkulacyjny. Nieodłączną częścią oferty, jednak w żadnym razie nie ujawniany oblatowi, powinien być arkusz kalkulacyjny. Arkusz ten służy do kalkulowania ceny urządzenia. Każda firma powinna sama stworzyć taki arkusz, który powinien być stosowany zawsze, dla każdej oferty – taki sam. Bywa on zarówno prosty, jak i bardzo skomplikowany. Daje jednak zawsze możliwość bardziej rzetelnego kalkulowania ceny, a dodatkowo gwarancję, że o jakimś zespole lub działaniu nie zapomniało się podczas kalkulowania ceny oferowanego urządzenia. Często jest on też rozbudowany o zagadnienia marży, zysku, czy też kosztów np. kredytu, czy to bankowego, czy kupieckiego. Poza tym zawsze można sięgnąć do arkusza w przypadku odnowienia „starej” oferty, porównania cen, sprawdzenia rzeczywistych kosztów w stosunku do planowanych itp.
Faktoring, cesja, gwarancja bankowa, ubezpieczenie kontraktu i transportu maszyny, związane najczęściej z zaliczką lub gwarancją dobrego wykonania i ewentualnie kredytu. Te zagadnienia i im podobne, powinny być opisane, jeżeli występują zasygnalizowane w ofercie, bo z doświadczenia wiadomo, że później, po przyjęciu oferty lub wystawieniu zlecenia najczęściej nie ma już możliwości negocjowania i odwrotu od zawartej umowy.

Zakończenie

Z przedstawionego skrótowo opracowania wynika, że oferta jest poważnym dokumentem w stosunkach biznesowych. Może być, a często nawet jest, umową. Stąd jest ważna jej zawartość i bardzo poważne potraktowanie. Warto z biegiem czasu udoskonalić wzór oferty i dbać o to, aby ten wzór był zawsze stosowany, bez różnych indywidualnych modyfikacji, dokonywanych niekiedy przez pracowników, co nie zawsze jest przestrzegane w firmach. Warto też postarać się o wsparcie prawne dla opracowania firmowej procedury tworzenia ofert i zawierania umów.

Aleksander Łukomski

artykuł pochodzi z wydania 12 (99) grudzień 2015

Tagi: dokumentacja